Software für kleine Transportunternehmen

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Warum ist Digitalisierung für kleine Transportunternehmen wichtig?

Die Transportbranche ist im digitalen Umbruch. Anforderungen und Erwartungen der Kunden steigen stetig, sind sie doch an die Schnelllebigkeit der digitalen Welt aus anderen Lebensbereichen gewöhnt. Bestellungen werden in Echtzeit übertragen und Nutzer erwarten unmittelbar nach der Anfrage eine Reaktion.

Diese Erwartungshaltung überträgt sich auch auf Unternehmen, die nicht in digitalen Branchen tätig sind. Unmittelbare Zusagen oder die schnelle Zustellung von Rechnungen sind Anforderungen, mit denen auch die Transportbranche umgehen muss. Hier bietet spezielle Software für kleine Transportunternehmen abhilfe.

Viele kleine und mittlere Transportunternehmen entgegnen jedoch den steigenden Anforderungen mit zusätzlichem Personal und belassen alte Arbeitsweisen, wie das Arbeiten mit Lieferscheinblöcken oder das Versenden von Rechnungen per Post, unangetastet.

Das Problem scheint gelöst, jedoch ist der Erfolg nur für kurze Dauer. Mit dieser Vorgehensweise gehen Unternehmen lediglich gegen die Symptome des digitalen Wandels vor, anstatt am digitalen Wandel teilzunehmen. Die Folge sind überlastete Mitarbeiter, die besonders im Büro länger mit der Organisation ihrer Arbeit, als mit der Arbeit an sich beschäftigt sind.

Wie gelingt die Digitalisierung?

Wir machen jetzt digital! Doch was genau soll digital werden? Hier wird die Digitalisierung meist missverstanden. Die Einführung von Microsoft Outlook, um Aufträge in einem digitalen Kalender zu planen, ist zwar ein Schritt in die richtige Richtung, allerdings keine nachhaltige Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Es werden manuelle Arbeitsweisen in die digitale Welt übertragen und das inklusive aller damit verbundenen Probleme. Ändern tut sich nichts.

In vielen Unternehmen haben solche Erfahrungen zu einer skeptischen Haltung gegenüber der Digitalisierung geführt. Man ist sich nicht sicher, ob Digitalisierung im eigenen Unternehmen funktioniert. Dabei sind Sie mit diesem Problem nicht allein.

Digitalisieren Sie Ihre Prozesse mit Branchensoftware

Spezialisierte Branchensoftware setzt dort an, wo die Digitalisierung mit allgemeiner Bürosoftware scheitert: Abläufe und Prozesse. Mit dem Erwerb einer Softwarelösung legen Sie sich nicht nur eine neue Arbeitsoberfläche zu, sondern statten Ihr Unternehmen zusätzlich mit neuen, erprobten Prozessen und Abläufen aus, die bereits andere Unternehmen zu Erfolg geführt haben.

Interne Abläufe im Unternehmen und die Kommunikation mit Ihren Kunden werden durch die Automatisierungen einzelner Arbeitsschritte beschleunigt. Beispielsweise kann das Übergeben von Lieferscheinen an das Büro digital abgewickelt werden. So müssen Sie nicht auf die Rückkehr des Fahrers warten und gegebenenfalls mit mehr auffindbare Lieferscheine suchen. Ein weiteres Beispiel ist der Rechnungsversand. Viele Softwarelösungen bieten die Funktion, Rechnungen aus Lieferscheinen zu erstellen und an eine hinterlegte E-Mail Adresse zu senden. So schreiben Sie Rechnungen innerhalb von Sekunden.

Ihre Vorteile von Software für kleine Transportunternehmen

Durch die Umsetzung der Digitalisierung mit Branchensoftware lösen sie zwei Probleme auf einen Schlag: Sie erfüllen die Erwartungen ihrer Kunden und gestalten den Arbeitsalltag ihrer Angestellten angenehmer.

Sie sind nun digital aufgestellt und arbeiten effizient mit schnellen Prozessen. Ihr Unternehmen ist der Konkurrenz einen entscheidenden Schritt voraus. Die Digitalisierung ist für Sie nun keine Herausforderung mehr, sondern ein Wettbewerbsvorteil.

Doch der Markt an Software für kleine Transportunternehmen ist groß und unübersichtlich. Worauf ist bei der Wahl eines Anbieters zu achten? Wir wollen Sie unterstützen und haben die wichtigsten Kriterien für Sie zusammengefasst:

Worauf ist bei der Wahl eines Softwareanbieters zu achten?

1. Passt der Funktionsumfang zu einem kleinen Transportunternehmen?

Hier gilt: Nicht die Anzahl der Funktionen ist entscheidend. Wichtig ist, dass die Software zu den Anforderungen im Unternehmen passt. Telematik- oder TMS-Systeme bieten zwar einen großen Funktionsumfang, jedoch sind viele dieser Funktionen nicht zwingend für kleine Unternehmen notwendig, geschweige denn wirtschaftlich. Meist ist es ratsam, eine Software mit kleinerem Funktionsumfang zu wählen, die allerdings besser zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Dennoch sollte eine Dispositionssoftware für kleine Transportunternehmen mindestens folgende Funktionen abdecken:

• Auftragserfassung
• Disposition
• Lieferscheinabwicklung
• Rechnungserstellung

2. Transparentes Preismodell und geringer Investitionsbedarf

Viele Anbieter bieten ein dynamisches Preismodell an. Dabei richtet sich der Preis beispielsweise nach der Anzahl der Benutzer, nach der Anzahl der Aufträge oder nach der Nutzung bestimmter Funktionen. Dadurch ist es teilweise schwer, unterschiedliche Anbieter direkt miteinander zu vergleichen. Achten Sie daher bei einem Vergleich stets auf eine Vergleichbarkeit der Benutzeranzahl und des Funktionsumfangs. Zudem empfiehlt es sich, die Kosten für unterschiedliche Geschäftsszenarien durchzurechnen oder sich mehrere Angebote geben zu lassen. So stellen Sie sicher, dass die Software nicht nur zum aktuellen Zeitpunkt, sondern auch in der Zukunft ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist.

3. Für welche Branchen ist die Software ausgelegt?

Je nach Fracht unterscheiden sich auch die Anforderungen von Transportunternehmen an eine Software. Meist bieten Anbieter zusätzliche Funktionspakete an, um besondere Anforderungen für spezialisierte Branchen abbilden zu können. Informieren Sie sich, welche Unternehmen in Ihrer Branche bereits die Software einsetzen und ob es Anpassungsmöglichkeiten der Software speziell für Ihre Branche gibt.

4. Cloud-Software ist heute der Standard

Software wird in unterschiedlichen Formen angeboten. Einst war der Erwerb von Branchensoftware mit dem Betrieb eines eigenen Servers verbunden. Heute ist das nicht mehr notwendig. Moderne Anbieter bieten Ihre Software über das Internet an. Ihre Vorteile: Sie können von überall aus über Ihren Webbrowser auf die Software zugreifen. Außerdem sind nicht Sie für Betrieb und Wartung der Server verantwortlich, sondern der Anbieter.

5. Betreibt der Anbieter seine Server in Deutschland?

Diese Frage ist besonders im Hinblick auf den Datenschutz wichtig. Findet das Hosting, also der Betrieb der Server, in Deutschland statt, so ist der Anbieter auch an die in Deutschland geltenden Bestimmungen zum Datenschutz gebunden. In Anbetracht der geschäftskritischen Daten, wie Kundeninformationen oder Rechnungen, ist es ratsam, sich bei den Anbietern zu erkundigen, wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden.

6. Übersichtliche und Moderne Benutzeroberfläche

Moderne Anbieter setzen auf bekannte und vertraute Gestaltungselemente. Eine intuitive Benutzeroberfläche senkt den Integrationsaufwand und beschleunigt die Bedienung der Software. Wenn Sie einen Anbieter im Blick haben, lassen Sie sich nicht nur die Funktionen der Software erläutern, sondern auch die Benutzeroberfläche. Viele Anbieter bieten kostenfreie Demo-Zugänge zu Ihrer Software oder einen Vorstellungstermin an, in dem Sie sich von der Bedienbarkeit der Oberfläche überzeugen können.

8. Schnittstellen

Achten Sie bei der Auswahl der Software auch auf die Unterstützung von Schnittstellen. Über Schnittstellen können Sie beispielsweise Ihre Abrechnung automatisiert an Ihren Steuerberater übertragen oder Mautabrechnungen in die Software importieren, sodass Sie diese auf Rechnungen ausweisen können. Sammeln Sie, welche Programme Sie, beispielsweise für Ihre Steuer, bereits verwenden und achten Sie auf eine entsprechende Unterstützung der zugehörigen Schnittstellen.

Warum bietet sich onDispatch als Software für kleine Transportunternehmen an?

Die Dispositionssoftware von onDispatch wurde in enger Abstimmung mit Dienstleistern aus dem Bau- und Transportgewerbe entwickelt, die Fahrer und Fahrzeuge koordinieren müssen und mit Lieferscheinen arbeiten. Für die Auftragsplanung, die Disposition, die Kommunikation mit den Fahrern, die Lieferscheinerstellung sowie die Rechnungsstellung bietet onDispatch Lösungen aus einer Hand. So arbeiten sie von der Auftragsannahme bis zur Abrechnung mit digitalen Prozessen und profitieren von den Vorteilen der Digitalisierung. Überzeugen Sie sich selbst – Testen Sie unverbindlich die kostenlose Version und onDispatch.

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